Oblasť pôsobnosti
31 tras s predajnými miestami určuje jazykový kontext a kontext destinácie, nie je však zárukou, že tam bude možné dodať každý produkt. Cenová ponuka by mala potvrdiť, ktoré tovary je možné doručiť na uvedenú adresu, aké kategórie produktov podliehajú obmedzeniam a či je k dispozícii priama dodávka tretej strane.
Odhad expedície a doručenia
Stav zásob a dodacie lehoty sa môžu zmeniť. Písomná cenová ponuka by mala rozlišovať medzi časom obstarania, časom spracovania, dátumom expedície a odhadom doby prepravy dopravcom. Garantovaný termín doručenia existuje len vtedy, ak s ním spoločnosť Exsel výslovne súhlasí. Kupujúci by mal spoločnosť Exsel informovať o obmedzeniach prístupu, hodinách preberania zásielok a požiadavkách na dohodnutie termínu ešte pred prijatím objednávky.
Poplatky a prepravné podmienky
V prijatej objednávke by mali byť uvedené náklady na dopravu, balenie, poistenie alebo špeciálnu manipuláciu, ako aj mena. Mal by byť uvedený termín dodania alebo vyzdvihnutia a konkrétne miesto. Samotný výber miesta alebo odhad prepravcu ešte neznamená vytvorenie Incoterms ani poistného produktu.
Sledovanie zásielok a rozdelené zásielky
Ak dopravca poskytuje sledovanie zásielky, spoločnosť Exsel by mala poskytnúť dostupné čísla a vysvetliť rozdelenie zásielok. Kupujúci by mal porovnať prijaté balíky s oznámeniami o odoslaní. Rozdelenie dodávky by nemalo zakrývať chýbajúci tovar ani meniť podstatné dodacie podmienky bez dohody.
Neúspešné doručenie a zmeny adresy
Kupujúci by mal uviesť presnú adresu a oprávneného príjemcu. Ak je zásielka odmietnutá, nevyzdvihnutá alebo presmerovaná, spoločnosť Exsel by mala vysvetliť dostupné možnosti a akékoľvek skutočné poplatky dopravcu pred vystavením novej faktúry, ak je to možné. Zmeny adresy po odoslaní môžu byť nemožné a mali by byť potvrdené písomne.
Priame doručenie zákazníkovi kupujúceho
Firemný kupujúci môže požiadať spoločnosť Exsel o zaslanie zásielky svojmu zákazníkovi. Spoločnosť Exsel by mala potvrdiť, či je to možné, aký dodací list alebo označenie sa používa, kto zabezpečuje kontakt so zákazníkom a vrátenie tovaru a ako sa zdieľajú osobné údaje príjemcu. Kupujúci zostáva zmluvným zákazníkom spoločnosti Exsel, pokiaľ v prijatej objednávke nie je uvedené inak.
Strata, poškodenie a meškanie
Kupujúci by mal nahlásiť podozrenie na stratu alebo poškodenie spolu s číslom objednávky a referenčným číslom zásielky. Spoločnosť Exsel by mala vec prešetriť so svojím prepravcom a informovať kupujúceho o výsledku. To, ktorá strana nesie prepravné riziko a aké sú nápravné opatrenia v prípade meškania, závisí od prijatej objednávky a záväzných právnych predpisov.
Zrušenie pred a po prijatí
Poptávku je možné stiahnuť pred prijatím objednávky. Po prijatí závisia zrušenie, zmeny, náklady dodávateľa na doplnenie zásob a vrátenie peňazí od dohodnutých podmienok objednávky a platných právnych predpisov. Spoločnosť Exsel by mala zmenu zdokumentovať, namiesto toho, aby bez upozornenia menila množstvá, miesto určenia alebo cenu.