Verantwoordelijke en toepassingsgebied
De voorgestelde verwerkingsverantwoordelijke voor shop.exsel.ai is Exsel AI Inc., 254 Chapman Road, Newark, Delaware 19702, Verenigde Staten. De oprichtingsgegevens, het speciale privacyadres en eventuele lokale vertegenwoordigers moeten worden geverifieerd. Dit concept heeft betrekking op bezoekers, aanvragers van een handelsaccount, vertegenwoordigers van kopers, contactpersonen voor leveringen en personen die contact opnemen met de klantenservice. Voor andere relaties kan een afzonderlijke kennisgeving voor werknemers of leveranciers nodig zijn.
Informatie die een persoon verstrekt
Via account- en aanvraagformulieren kunnen de naam, het zakelijke e-mailadres, het telefoonnummer, de functie, het bedrijf, belasting- of registratiegegevens, het factuur- en verzendadres, de aangevraagde producten, berichten en bijlagen van een persoon worden verzameld. Bij de afhandeling van bestellingen kunnen aankoopgeschiedenis, facturen, leveringsinstructies en bewijsstukken voor claims worden toegevoegd. Exsel dient het verzamelen van vrije tekst tot een minimum te beperken en het vragen om gevoelige persoonlijke informatie te vermijden, tenzij dit noodzakelijk en wettelijk toegestaan is.
Informatie die voortkomt uit het gebruik van de website
De website en de bijbehorende hosting-, beveiligings- en e-commerce-componenten kunnen IP-adressen, kenmerken van apparaten en browsers, tijdstempels, bezochte pagina’s, accountgebeurtenissen, de status van het winkelmandje, het geselecteerde land en de geselecteerde taal, foutenlogboeken en fraudesignalen vastleggen. Indien betaling op een later tijdstip wordt ingeschakeld, kunnen betalingsproviders transactie-identificatiegegevens en betalingsgegevens verwerken op basis van hun eigen privacyverklaringen. Er wordt hier geen live kaartverwerking geclaimd.
Andere bronnen en verificatie
De bedrijfsidentiteit en fiscale status kunnen worden gecontroleerd aan de hand van openbare registers of door het bedrijf verstrekte documenten. Exsel dient elke aanbieder van kredietreferenties, identiteitsverificatie, gegevensverrijking of sanctiescreening te identificeren alvorens hiervan gebruik te maken. Productleveranciers of vervoerders kunnen gegevens over de afhandeling en claims verstrekken. Deze bronnen mogen pas als actief worden beschouwd nadat ze zijn geverifieerd.
Doeleinden en rechtsgrondslagen
Mogelijke doeleinden zijn onder meer het beantwoorden van vragen, het aanmaken van accounts, het voorbereiden en uitvoeren van geaccepteerde bestellingen, levering, ondersteuning, boekhouding, beveiliging, fraudepreventie en naleving van wetgeving. Wanneer de AVG of de Britse AVG van toepassing is, moet in de definitieve verklaring elk doel worden gekoppeld aan een daadwerkelijke rechtsgrondslag, zoals contractuele stappen, wettelijke verplichting, gerechtvaardigde belangen of toestemming. Toestemming voor marketing en bezwaarprocedures vereisen een afzonderlijke, geverifieerde toelichting.
Wie ontvangt de gegevens
Alleen bevoegde medewerkers en gecontracteerde dienstverleners mogen de gegevens ontvangen die nodig zijn voor hun werkzaamheden. Mogelijke categorieën zijn onder meer WordPress- en WooCommerce-hosting, e-mail, vertaling, CRM, ondersteuning, analyse, betaling, logistiek, boekhouding en beveiligingsdienstverleners. De daadwerkelijke namen, de rollen van verwerkingsverantwoordelijke of verwerker, subverwerkers en voorwaarden voor het delen van gegevens vereisen een inventarisatie van de live-omgeving vóór publicatie. Exsel mag niet beweren dat er geen gegevens worden verkocht zonder alle reclame- en gegevensuitwisselingsafspraken te controleren.
Internationale doorgiften
Een wereldwijde website kan toegang of opslag buiten het land van een persoon met zich meebrengen. De definitieve kennisgeving moet de daadwerkelijke opslaglocaties en doorgiftebestemmingen vermelden en de vereiste waarborgen toelichten, zoals adequaatheidsbesluiten of contractuele clausules, na verificatie door de leverancier. Het selecteren van een land of taal impliceert niet dat gegevens binnen dat rechtsgebied blijven.
Bewaring en verwijdering
Verschillende gegevens hebben verschillende bewaartermijnen nodig: accountgegevens, verlaten aanvragen, voltooide bestellingen, facturen, ondersteuningsgegevens, beveiligingslogboeken, toestemmingsgegevens en back-ups. Het definitieve beleid moet een verdedigbaar schema publiceren dat is afgestemd op fiscale, contractuele en beveiligingsbehoeften, inclusief wanneer een inactief account wordt verwijderd of geanonimiseerd. In dit concept wordt geen specifieke termijn beloofd.
Beveiliging en incidenten
Exsel dient toegangscontroles, passende authenticatie, updates, back-ups en leverancierscontroles toe te passen die in verhouding staan tot de bewaarde informatie. Geen enkel internetsysteem kan absolute beveiliging garanderen. In de definitieve kennisgeving dient de contactpersoon voor incidentmeldingen te worden vermeld en moet worden beschreven hoe betrokkenen en toezichthouders op de hoogte worden gesteld wanneer dit wettelijk vereist is.
Rechten en verzoeken
Afhankelijk van de locatie en de toepasselijke wetgeving kan een persoon verzoeken om inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid of informatie over het delen van gegevens, en kan hij bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen of zijn toestemming intrekken. Verzoeken kunnen momenteel worden gestuurd naar https://shop.exsel.ai/nl-be/neem-contact-op-met-exsel-2/, in afwachting van een specifiek privacyadres. Identiteitscontroles kunnen nodig zijn. Exsel dient in de definitieve landenkennisgeving elke weigering toe te lichten en de relevante toezichthouder of beroepsprocedure te vermelden.
Marketing en communicatie
Berichten over bestellingen, beveiliging en offertes staan los van optionele marketing. Voor elke nieuwsbrief, remarketing of profilering is een eigen, geverifieerde grondslag vereist, evenals mogelijkheden om zich uit te schrijven of voorkeuren in te stellen. Exsel mag geen optionele marketing voortzetten na een geldige afmelding, terwijl noodzakelijke transactieberichten wel mogen worden verzonden.
Kinderen, wijzigingen en contact
De bedrijfswinkel is niet bedoeld voor kinderen. Wezenlijke wijzigingen moeten worden gedateerd en toegelicht. Vragen over privacy kunnen worden gestuurd naar https://shop.exsel.ai/nl-be/neem-contact-op-met-exsel-2/ in afwachting van bevestiging van het speciale privacycontactpunt en de volledige bedrijfsgegevens.