Landpagina versus beschikbaarheid
Een vertaalde landpagina helpt een koper om in een vertrouwde taal en valuta te browsen. Dit betekent niet dat Exsel daar fiscaal geregistreerd is, lokale voorraad heeft of elk aangeboden product kan importeren. De beschikbaarheid moet voor elke voorgestelde verzending worden bevestigd.
Partijen en route
Een grensoverschrijdende offerte moet de contracterende verkoper, het land van verzending, de bestemming, de leveringsvoorwaarden en de plaats van levering vermelden. Er moet in worden vermeld wie het transport regelt en wie de officiële importeur of exporteur is. Deze rollen kunnen niet nauwkeurig worden toegewezen op basis van een algemene webpagina alleen.
Invoerrechten, belastingen en douanekosten
In de geaccepteerde offerte moet worden vermeld welke partij naar verwachting de invoerrechten, btw, omzetbelasting, makelaars- en inklaringskosten moet betalen, en of deze bedragen geschat of vast zijn. De fiscale behandeling hangt af van de goederen, de route en de gegevens van de koper. Exsel moet eventuele nultarieven of vrijstellingen controleren alvorens te factureren.
Goederen met beperkingen en documentatie
Elektronica, batterijen, draadloze apparaten, gezondheidsproducten en andere categorieën kunnen bestemmingsspecifieke etiketten, goedkeuringen of verzendbeperkingen vereisen. De koper dient de beoogde markt en het beoogde gebruik aan te geven; Exsel dient te bevestigen welk bewijs van naleving het kan verstrekken. Een Icecat- of fabrikantbeschrijving is geen autorisatiedocument voor douane, veiligheid of handelsmerken.
EORI- en bedrijfsidentificatiecodes
Indien nodig kunnen de partijen importeurnummers, belastingnummers of andere registraties nodig hebben. In de offerte moet worden aangegeven welke documenten Exsel nodig heeft en hoe deze zullen worden gebruikt. Een ontbrekende of ongeldige identificatiecode kan de acceptatie of verzending verhinderen.
Vertragingen, vasthoudingen en afgewezen zendingen
Als de douane goederen vasthoudt of weigert, moeten Exsel en de koper samenwerken om de documentatie te verkrijgen en te beslissen of inklaring, terugzending of vernietiging mogelijk is. Kosten en risico’s moeten in overeenstemming zijn met de overeengekomen bestelling en de toepasselijke wetgeving. Geen van beide partijen mag uit dit concept een algemene regel van ‘geen restitutie’ afleiden.
Grensoverschrijdende retourzendingen
Een grensoverschrijdende retourzending kan export- en herinvoerdocumenten, een retourvergunning en belastingaanpassingen vereisen. In het retourbeleid en de geaccepteerde bestelling moet worden vastgelegd wie het transport regelt en de kosten daarvan draagt in geval van een fout van de verkoper, verlies door de vervoerder en vrijwillige retourzendingen.