Op welke bestellingen dit van toepassing is
Dit concept beschrijft hoe een zakelijke koper een probleem met een Exsel-bestelling kan melden. In een offerte of orderbevestiging moeten de verkoper, de bestemming en de toepasselijke voorwaarden worden vermeld. De bestaande bepalingen van de webwinkel inzake het 14-daagse retourrecht en de meldingsplicht voor schade binnen drie werkdagen zijn niet overgenomen door Exsel AI Inc.; de geldigheid en de gevolgen daarvan voor dwingende rechten moeten worden beoordeeld.
Controle van de levering
De ontvanger dient de uiterlijke staat van de verpakking te controleren, het aantal pakketten af te stemmen met de afleveringsdocumenten en, indien mogelijk, de artikelen, hoeveelheden en identificatiegegevens te vergelijken met de bestelling. Noteer zichtbare schade waar mogelijk bij de vervoerder. Bewaar de verpakking, etiketten en foto’s totdat de claim is beoordeeld. Dit helpt bij het onderzoek en doet geen afbreuk aan rechten waarvan geen afstand kan worden gedaan.
Hoe dient u een claim in?
Neem contact op met https://shop.exsel.ai/nl-be/neem-contact-op-met-exsel-2/ en vermeld daarbij het ordernummer, de leveringsdatum, de identificatiecode van het betreffende product, de hoeveelheid, een beschrijving van het probleem en de gewenste uitkomst. Voeg foto’s of documenten toe die relevant zijn voor schade, verkeerde artikelen, ontbrekende eenheden of een mislukte levering. Exsel dient de ontvangst te bevestigen, een claimnummer toe te kennen en te vragen naar eventueel ontbrekend bewijsmateriaal. Voeg geen niet-relevante persoonsgegevens toe aan bijlagen.
Schade, tekorten en verkeerde goederen
Verschillende problemen vereisen verschillend bewijsmateriaal. Bij schade kunnen foto’s van de verpakking en het product nodig zijn; bij tekorten kunnen verpakkingsdocumenten en het gewicht van het pakket nodig zijn; bij verkeerde artikelen kunnen het etiket, de GTIN en de factuur nodig zijn. Exsel dient een onderscheid te maken tussen een fout van de verkoper en verlies door de vervoerder, en mag de koper niet laten opdraaien voor de retourkosten bij een bevestigde fout van de verkoper, tenzij dit wettelijk is toegestaan en uitdrukkelijk is overeengekomen.
Niet-levering en onderzoek door de vervoerder
Een trackinggebeurtenis alleen is mogelijk niet voldoende om een melding van niet-levering op te lossen. Exsel dient het overeengekomen afleveradres, het afleverbewijs, de trackinggegevens van de vervoerder en eventuele geautoriseerde instructies voor een veilige opslagplaats te controleren. De koper dient een ontbrekende zending onmiddellijk te melden en mee te werken aan een redelijk onderzoek. In de orderspecifieke overeenkomst dient te worden vastgelegd welke partij het transportrisico draagt.
Productdefecten, authenticiteit en conformiteit
Een vermoedelijk defect of namaakproduct moet in quarantaine worden geplaatst wanneer de veiligheid of het bewijsmateriaal in het geding kan zijn. Deel, voor zover beschikbaar, informatie over de partij, het serienummer, de GTIN, de verpakking en de leverancier. Exsel moet meldings- en terugroepverplichtingen met betrekking tot productveiligheid los zien van een routinematige retourzending. Het feit dat een koper een echt product niet op een marktplaats kan aanbieden, is niet automatisch een bewijs van een defect of van het ontbreken van merkautorisatie.
Retourzendingen wegens verandering van gedachten
Voor zakelijke aankopen gelden mogelijk andere annuleringsrechten dan voor consumentenaankopen. Dit ontwerp legt geen algemeen recht of uitsluiting op. In het definitieve beleid van Exsel moet worden vermeld of vrijwillige retourzendingen wegens verandering van gedachten worden aangeboden, voor welke producten en bestemmingen, binnen welke termijn, en wie de verwerkings- en verzendkosten betaalt. Eventuele categorieën die niet kunnen worden geretourneerd, moeten vóór de aanvaarding van de bestelling worden vermeld.
Retourautorisatie en transport
Vraag, voordat goederen worden teruggestuurd, om schriftelijke instructies met vermelding van het adres, het referentienummer, de verpakkingsvoorschriften, de vervoerder, de verzekering en de kostenverdeling. Voor omvangrijke, gevaarlijke of hoogwaardige goederen kan een overeengekomen inspectie of afhaling geschikter zijn. Exsel mag een geldige juridische vordering niet afwijzen louter omdat een pakket geen intern referentienummer bevatte, mits het redelijkerwijs kan worden geïdentificeerd.
Beoordeling en besluit
Exsel dient de koper te informeren over welk bewijsmateriaal in overweging is genomen en of de claim wordt geaccepteerd, gedeeltelijk geaccepteerd of afgewezen. Indien aanvullend bewijsmateriaal nodig is, dient een redelijke reactietermijn te worden gegeven en het doel daarvan te worden toegelicht. Bij een afgewezen claim dient een reden te worden vermeld, evenals contactgegevens voor escalatie. Het definitieve beleid vereist realistische doorlooptijden op basis van de daadwerkelijke ondersteuningsactiviteiten.
Oplossingen, terugbetalingen en creditnota’s
Afhankelijk van het contract en de wetgeving kan een remedie bestaan uit vervanging, reparatie, prijsaanpassing, tegoed of terugbetaling. De overeengekomen betalingswijze en boekhoudkundige verwerking moeten worden gevolgd; er wordt niet uitgegaan van een cash wallet of een proces van een financiële dienstverlener. Het definitieve beleid moet de voorwaarde voor terugbetaling, de methode en de verwachte tijd na goedkeuring vermelden, evenals eventuele aanpassingen op het gebied van belastingen of verzendkosten.
Geen verlies van dwingende rechten
Termijnen voor het indienen van claims, bewijsvereisten en uitsluitingen moeten worden getoetst aan de wetgeving die van toepassing is op de transactie. Dit concept doet geen afbreuk aan rechtsmiddelen die wettelijk niet kunnen worden uitgesloten. De koper dient de orderbevestiging en de correspondentie met betrekking tot de claim te bewaren, zodat de geldende versie kan worden geïdentificeerd.