Rekisterinpitäjä ja soveltamisala
Shop.exsel.ai-sivuston ehdotettu rekisterinpitäjä on Exsel AI Inc., 254 Chapman Road, Newark, Delaware 19702, Yhdysvallat. Sen perustamistiedot, tietosuojakysymyksiin tarkoitettu osoite ja mahdollinen paikallinen edustaja on tarkistettava. Tämä luonnos koskee vierailijoita, kauppatilin hakijoita, ostajien edustajia, toimitusyhteyshenkilöitä ja tukeen yhteyttä ottavia henkilöitä. Muiden suhteiden osalta saatetaan tarvita erillinen ilmoitus työntekijöille tai toimittajille.
Henkilön antamat tiedot
Tili- ja kyselylomakkeilla voidaan kerätä henkilön nimi, työpaikan sähköpostiosoite, puhelinnumero, tehtävä, yritys, vero- tai rekisteröintitiedot, laskutus- ja toimitusosoite, tilatut tuotteet, viestit ja liitteet. Tilauksen käsittelyn yhteydessä voidaan kerätä ostohistoriaa, laskuja, toimitusohjeita ja reklamaatiotodisteita. Exselin tulee minimoida vapaamuotoisen tekstin kerääminen ja välttää arkaluonteisten henkilötietojen pyytämistä, ellei se ole välttämätöntä ja lainmukaista.
Sivuston käytön tuottamat tiedot
Sivusto sekä sen isännöinti-, turvallisuus- ja verkkokauppakomponentit voivat tallentaa IP-osoitteen, laitteen ja selaimen ominaisuudet, aikaleimat, vieraillut sivut, tilitapahtumat, ostoskorin tilan, valitun maan ja kielen, virhelokit sekä petossignaalit. Jos maksutoiminto otetaan käyttöön myöhemmin, maksupalveluntarjoajat voivat käsitellä tapahtumatunnisteita ja maksutietoja omien tietosuojailmoitustensa mukaisesti. Tässä ei väitetä suoritettavan reaaliaikaista korttien käsittelyä.
Muut lähteet ja todentaminen
Yrityksen identiteetti ja verotustiedot voidaan tarkistaa julkisista rekistereistä tai yrityksen toimittamista asiakirjoista. Exselin tulee tunnistaa kaikki luottotietojen, henkilöllisyyden vahvistamisen, tietojen täydennyksen tai pakoteseulonnan palveluntarjoajat ennen niiden käyttöä. Tuotetoimittajat tai kuljetusyritykset voivat toimittaa toimitus- ja korvausvaatimustietoja. Näitä lähteitä ei tule pitää aktiivisina ennen kuin ne on vahvistettu.
Tarkoitukset ja oikeusperusteet
Mahdollisia käyttötarkoituksia ovat kyselyihin vastaaminen, tilien luominen, hyväksyttyjen tilausten valmistelu ja toteuttaminen, toimitus, tuki, kirjanpito, turvallisuus, petosten ehkäisy ja lakisääteisten vaatimusten noudattaminen. Jos sovelletaan GDPR:ää tai Yhdistyneen kuningaskunnan GDPR:ää, lopullisessa ilmoituksessa kunkin käyttötarkoituksen tulisi olla sidottu todelliseen oikeusperusteeseen, kuten sopimusvaiheisiin, lakisääteiseen velvoitteeseen, oikeutettuihin etuihin tai suostumukseen. Markkinointisuostumusta ja vastustamismahdollisuuksia koskevat menettelyt vaativat erillisen, vahvistetun selityksen.
Kuka vastaanottaa tietoja
Vain asianmukaiselle henkilöstölle ja sopimusperusteisille palveluntarjoajille tulisi toimittaa heidän työhönsä tarvittavat tiedot. Mahdollisia ryhmiä ovat esimerkiksi WordPress- ja WooCommerce-isännöinti-, sähköposti-, käännös-, CRM-, tuki-, analytiikka-, maksu-, logistiikka-, kirjanpito- ja tietoturvapalvelujen tarjoajat. Todelliset nimet, rekisterinpitäjän tai henkilötietojen käsittelijän roolit, alikäsittelijät ja tietojen jakamista koskevat ehdot edellyttävät tuotantoympäristön kartoitusta ennen julkaisua. Exselin ei tulisi väittää, ettei tietoja myydä, tarkistamatta kaikkia mainonta- ja tietojen jakamista koskevia järjestelyjä.
Kansainväliset siirrot
Globaali sivusto voi edellyttää pääsyä tai tallennusta henkilön kotimaan ulkopuolella. Lopullisessa ilmoituksessa tulisi luetella todelliset tallennuspaikat ja siirron kohteet sekä selittää tarvittavat suojatoimenpiteet, kuten riittävyyspäätökset tai sopimuslausekkeet, toimittajan vahvistuksen jälkeen. Maan tai kielen valinta ei tarkoita, että tiedot pysyvät kyseisessä lainkäyttöalueessa.
Säilytys ja poistaminen
Eri tietueille tarvitaan erilaisia säilytysaikoja: tilitiedot, hylätyt tiedustelut, valmistuneet tilaukset, laskut, tukitiedot, turvallisuuslokit, suostumustiedot ja varmuuskopiot. Lopullisessa käytännössä tulisi julkaista perusteltu aikataulu, joka liittyy vero-, sopimus- ja turvallisuustarpeisiin, mukaan lukien se, milloin passiivinen tili poistetaan tai anonymisoidaan. Tässä luonnoksessa ei luvata mitään tiettyä säilytysaikaa.
Turvallisuus ja tietoturvaloukkaukset
Exselin tulisi käyttää pääsynvalvontaa, asianmukaista todennusta, päivityksiä, varmuuskopioita ja toimittajavalvontaa suhteessa hallussaan oleviin tietoihin. Mikään internetjärjestelmä ei voi taata ehdotonta turvallisuutta. Lopullisessa ilmoituksessa tulisi mainita tietoturvaloukkausten ilmoittamisesta vastaava yhteyshenkilö ja kuvata, kuinka asianomaisille henkilöille ja sääntelyviranomaisille ilmoitetaan, kun laki sitä edellyttää.
Oikeudet ja pyynnöt
Sijainnista ja sovellettavasta lainsäädännöstä riippuen henkilö voi pyytää pääsyä tietoihin, niiden oikaisua, poistamista, käsittelyn rajoittamista, siirrettävyyttä tai tietojen jakamista koskevia tietoja sekä vastustaa tiettyä käsittelyä tai peruuttaa suostumuksensa. Pyynnöt voidaan tällä hetkellä lähettää osoitteeseen https://shop.exsel.ai/fi/ota-yhteytta-exseliin/, kunnes tietosuojaa koskeva osoite vahvistetaan. Henkilöllisyyden todentaminen voi olla tarpeen. Exselin tulisi selittää mahdolliset hylkäyspäätökset sekä ilmoittaa asiaankuuluva valvontaviranomainen tai muutoksenhakumenettely lopullisessa maakohtaisessa ilmoituksessa.
Markkinointi ja viestintä
Tilaus-, turvallisuus- ja tarjousviestit eroavat vapaaehtoisesta markkinoinnista. Kaikilla uutiskirjeillä, uudelleenmarkkinoinnilla tai profilointikäytännöillä on oltava oma vahvistettu perustansa sekä tilauksen peruutus- tai asetusten hallintamahdollisuus. Exselin ei tule jatkaa vapaaehtoista markkinointia pätevän kieltäytymisen jälkeen, mutta välttämättömät transaktioviestit voivat jatkua.
Lapset, muutokset ja yhteystiedot
Yrityskaupan kohderyhmänä eivät ole lapset. Merkittäviin muutoksiin tulee liittää päivämäärä ja selitys. Tietosuojaa koskevat kysymykset voidaan lähettää osoitteeseen https://shop.exsel.ai/fi/ota-yhteytta-exseliin/, kunnes tietosuoja-asioista vastaava yhteyshenkilö ja yrityksen täydelliset tiedot on vahvistettu.