Υπεύθυνος επεξεργασίας και πεδίο εφαρμογής
Ο προτεινόμενος υπεύθυνος επεξεργασίας για το shop.exsel.ai είναι η Exsel AI Inc., 254 Chapman Road, Newark, Delaware 19702, Ηνωμένες Πολιτείες. Πρέπει να επαληθευτούν τα στοιχεία σύστασής της, η ειδική διεύθυνση για θέματα προστασίας προσωπικών δεδομένων και τυχόν τοπικός εκπρόσωπός της. Το παρόν σχέδιο αφορά επισκέπτες, αιτούντες εμπορικό λογαριασμό, εκπροσώπους αγοραστών, υπεύθυνους παραλαβής και άτομα που επικοινωνούν με την υποστήριξη. Για άλλες σχέσεις ενδέχεται να απαιτείται ξεχωριστή ειδοποίηση προς τους υπαλλήλους ή τους προμηθευτές.
Πληροφορίες που παρέχει ένα άτομο
Τα έντυπα δημιουργίας λογαριασμού και υποβολής ερωτήσεων ενδέχεται να συλλέγουν το όνομα ενός ατόμου, το επαγγελματικό email, τον αριθμό τηλεφώνου, τη θέση, την εταιρεία, τα φορολογικά ή τα στοιχεία εγγραφής, τη διεύθυνση χρέωσης και αποστολής, τα ζητούμενα προϊόντα, τα μηνύματα και τα συνημμένα. Κατά τη διαχείριση των παραγγελιών ενδέχεται να προστεθούν το ιστορικό αγορών, τα τιμολόγια, οι οδηγίες παράδοσης και τα αποδεικτικά στοιχεία αξιώσεων. Η Exsel πρέπει να ελαχιστοποιεί τη συλλογή ελεύθερου κειμένου και να αποφεύγει να ζητά ευαίσθητες προσωπικές πληροφορίες, εκτός εάν αυτό είναι απαραίτητο και νόμιμο.
Πληροφορίες που παράγονται από τη χρήση του ιστότοπου
Ο ιστότοπος και τα στοιχεία φιλοξενίας, ασφάλειας και ηλεκτρονικού εμπορίου του ενδέχεται να καταγράφουν τη διεύθυνση IP, τα χαρακτηριστικά της συσκευής και του προγράμματος περιήγησης, τις χρονικές σημάνσεις, τις σελίδες που επισκέφθηκε ο χρήστης, τα συμβάντα του λογαριασμού, την κατάσταση του καλαθιού αγορών, την επιλεγμένη χώρα και γλώσσα, τα αρχεία καταγραφής σφαλμάτων και τα σημάδια απάτης. Εάν ενεργοποιηθεί η δυνατότητα πληρωμής αργότερα, οι πάροχοι υπηρεσιών πληρωμών ενδέχεται να επεξεργάζονται αναγνωριστικά συναλλαγών και στοιχεία πληρωμής σύμφωνα με τις δικές τους δηλώσεις. Δεν αναφέρεται εδώ καμία επεξεργασία δεδομένων καρτών σε πραγματικό χρόνο.
Άλλες πηγές και επαλήθευση
Η ταυτότητα της επιχείρησης και η φορολογική της κατάσταση ενδέχεται να ελέγχονται σε δημόσια μητρώα ή σε έγγραφα που παρέχονται από την εταιρεία. Η Exsel πρέπει να προσδιορίζει οποιονδήποτε πάροχο υπηρεσιών πιστωτικών αναφορών, επαλήθευσης ταυτότητας, εμπλουτισμού δεδομένων ή ελέγχου κυρώσεων πριν από τη χρήση του. Οι προμηθευτές προϊόντων ή οι μεταφορείς ενδέχεται να παρέχουν δεδομένα εκτέλεσης παραγγελιών και αξιώσεων. Αυτές οι πηγές δεν πρέπει να περιγράφονται ως ενεργές έως ότου επαληθευτούν.
Σκοποί και νόμιμες βάσεις
Οι πιθανοί σκοποί περιλαμβάνουν την απάντηση σε ερωτήσεις, τη δημιουργία λογαριασμών, την προετοιμασία και την εκτέλεση αποδεκτών παραγγελιών, την παράδοση, την υποστήριξη, τη λογιστική, την ασφάλεια, την πρόληψη της απάτης και τη νομική συμμόρφωση. Όπου ισχύει ο ΓΚΠΔ ή ο ΓΚΠΔ του Ηνωμένου Βασιλείου, η τελική δήλωση πρέπει να αντιστοιχίζει κάθε σκοπό σε μια πραγματική νομική βάση, όπως συμβατικά στάδια, νομική υποχρέωση, έννομα συμφέροντα ή συγκατάθεση. Η συγκατάθεση για σκοπούς μάρκετινγκ και οι τρόποι άσκησης αντίρρησης απαιτούν ξεχωριστή, επαληθευμένη εξήγηση.
Ποιος λαμβάνει τα δεδομένα
Μόνο το κατάλληλο προσωπικό και οι συμβεβλημένοι πάροχοι υπηρεσιών θα πρέπει να λαμβάνουν τα δεδομένα που απαιτούνται για την εργασία τους. Πιθανές κατηγορίες περιλαμβάνουν παρόχους φιλοξενίας WordPress και WooCommerce, ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μετάφρασης, CRM, υποστήριξης, ανάλυσης δεδομένων, πληρωμών, εφοδιαστικής, λογιστικής και ασφάλειας. Τα πραγματικά ονόματα, οι ρόλοι του υπεύθυνου επεξεργασίας ή του εκτελούντος την επεξεργασία, οι υπο-εκτελούντες την επεξεργασία και οι όροι κοινής χρήσης δεδομένων απαιτούν απογραφή του περιβάλλοντος παραγωγής πριν από τη δημοσίευση. Η Exsel δεν πρέπει να ισχυρίζεται ότι δεν πωλούνται δεδομένα χωρίς να έχει ελέγξει όλες τις συμφωνίες διαφήμισης και κοινοποίησης δεδομένων.
Διεθνείς διαβιβάσεις
Ένας παγκόσμιος ιστότοπος ενδέχεται να συνεπάγεται πρόσβαση ή αποθήκευση εκτός της χώρας ενός ατόμου. Η τελική ειδοποίηση θα πρέπει να παραθέτει τις πραγματικές τοποθεσίες αποθήκευσης και τους προορισμούς διαβίβασης και να εξηγεί τυχόν απαιτούμενα μέτρα προστασίας, όπως αποφάσεις επάρκειας ή συμβατικές ρήτρες, μετά από επαλήθευση από τον προμηθευτή. Η επιλογή μιας χώρας ή γλώσσας δεν συνεπάγεται ότι τα δεδομένα παραμένουν στην εν λόγω δικαιοδοσία.
Διατήρηση και διαγραφή
Διαφορετικά αρχεία απαιτούν διαφορετικές περιόδους: δεδομένα λογαριασμού, εγκαταλελειμμένα αιτήματα, ολοκληρωμένες παραγγελίες, τιμολόγια, αρχεία υποστήριξης, αρχεία καταγραφής ασφάλειας, αρχεία συγκατάθεσης και αντίγραφα ασφαλείας. Η τελική πολιτική θα πρέπει να δημοσιεύει ένα αμυντικό χρονοδιάγραμμα συνδεδεμένο με φορολογικές, συμβατικές και ασφαλιστικές ανάγκες, συμπεριλαμβανομένου του πότε ένας ανενεργός λογαριασμός διαγράφεται ή ανωνυμοποιείται. Σε αυτό το σχέδιο δεν υπόσχεται συγκεκριμένη περίοδος.
Ασφάλεια και περιστατικά
Η Exsel θα πρέπει να χρησιμοποιεί ελέγχους πρόσβασης, κατάλληλη αυθεντικοποίηση, ενημερώσεις, αντίγραφα ασφαλείας και ελέγχους προμηθευτών που να είναι ανάλογοι με τις πληροφορίες που διατηρεί. Κανένα σύστημα διαδικτύου δεν μπορεί να εγγυηθεί απόλυτη ασφάλεια. Η τελική ανακοίνωση θα πρέπει να προσδιορίζει τον υπεύθυνο επικοινωνίας για την αναφορά συμβάντων και να περιγράφει τον τρόπο με τον οποίο θα ενημερώνονται τα επηρεαζόμενα άτομα και οι ρυθμιστικές αρχές, όταν αυτό απαιτείται από το νόμο.
Δικαιώματα και αιτήματα
Ανάλογα με την τοποθεσία και την ισχύουσα νομοθεσία, ένα πρόσωπο μπορεί να ζητήσει πρόσβαση, διόρθωση, διαγραφή, περιορισμό, φορητότητα ή πληροφορίες σχετικά με την κοινοποίηση, και μπορεί να αντιταχθεί σε συγκεκριμένη επεξεργασία ή να ανακαλέσει τη συγκατάθεσή του. Τα αιτήματα μπορούν προς το παρόν να αποστέλλονται στη διεύθυνση https://shop.exsel.ai/el/%ce%b5%cf%80%ce%b9%ce%ba%ce%bf%ce%b9%ce%bd%cf%89%ce%bd%ce%ae%cf%83%cf%84%ce%b5-%ce%bc%ce%b5-%cf%84%ce%b7%ce%bd-exsel/, έως ότου επιβεβαιωθεί μια ειδική διεύθυνση για θέματα προστασίας της ιδιωτικής ζωής. Ενδέχεται να απαιτηθούν έλεγχοι ταυτότητας. Η Exsel θα πρέπει να εξηγεί κάθε άρνηση καθώς και τη σχετική ρυθμιστική αρχή ή τη διαδικασία προσφυγής στην τελική ειδοποίηση ανά χώρα.
Μάρκετινγκ και επικοινωνίες
Τα μηνύματα παραγγελιών, ασφάλειας και προσφορών διακρίνονται από το προαιρετικό μάρκετινγκ. Κάθε πρακτική ενημερωτικών δελτίων, επαναληπτικού μάρκετινγκ ή δημιουργίας προφίλ απαιτεί τη δική της επαληθευμένη βάση και ελέγχους διαγραφής ή προτιμήσεων. Η Exsel δεν πρέπει να συνεχίζει το προαιρετικό μάρκετινγκ μετά από έγκυρη διαγραφή, ενώ τα απαραίτητα μηνύματα συναλλαγών μπορούν να συνεχιστούν.
Παιδιά, αλλαγές και επικοινωνία
Το ηλεκτρονικό κατάστημα δεν προορίζεται για παιδιά. Οι ουσιώδεις αλλαγές πρέπει να φέρουν ημερομηνία και να εξηγούνται. Ερωτήσεις σχετικά με την προστασία προσωπικών δεδομένων μπορούν να αποστέλλονται στη διεύθυνση https://shop.exsel.ai/el/%ce%b5%cf%80%ce%b9%ce%ba%ce%bf%ce%b9%ce%bd%cf%89%ce%bd%ce%ae%cf%83%cf%84%ce%b5-%ce%bc%ce%b5-%cf%84%ce%b7%ce%bd-exsel/, εν αναμονή της επιβεβαίωσης του ειδικού υπεύθυνου επικοινωνίας για θέματα προστασίας προσωπικών δεδομένων και των πλήρων στοιχείων της εταιρείας.